年末年始やGW（ゴールデンウイーク）、お盆休みや夏季休暇などの長期休暇中は、一部の部署や会社全体が休業になったりするかと思います。
長期休暇の開始時期や終了時期は、商社、メーカー、通販サイト（ECサイト）、実店舗などの業態によって異なりますが、遅くとも数日前には長期休暇に入ることを案内しておきましょう。そもそも長期休暇のお知らせがなかったり、お知らせが直前になってしまうと相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
- 例
- ・連絡のやり取りに支障が出て、取り引きに影響が発生する
- ・何日間も返事をしてこないと誤解され信用を失う場合がある
このようなリスクが発生しないようにするためにも、長期休暇に入る際は、事前に取引先や顧客へお知らせする挨拶メールを一斉配信することをおすすめします。
そこで今回は『長期休暇のお知らせをする挨拶文！メール配信に使える例文つき』と題して、長期休暇をお知らせする重要性や、挨拶文の例文について紹介します。
長期休暇の挨拶メールを送ることも大切なコミュニケーション
年末年始、ゴールデンウイーク、お盆休みなどでは、長期休暇を設けているところが多いかと思います。
しかしながら業態によっては、長期休暇を設ける時期やタイミングが異なるのではないでしょうか。
事前に休業する期間を取引先や顧客に知らせておかないと「休業と知らずに連絡してきた相手を待たせてしまう」ことになったり「連絡の行き違いが起こりスムーズに取り引きが進まなくなる」などのリスクやトラブルが発生してしまいます。また、それらにより信用を失う場合もあります。
信用を損なわないためにも、長期休暇を設ける際はそれらをお知らせする挨拶メールを送ることをおすすめします。
一斉に長期休暇の挨拶メールを送るタイミング
長期休暇の挨拶メールを送る場合、どんなタイミングが良いのでしょうか。早すぎでも相手は忘れる可能性があり、遅すぎても迷惑をかけてしまいます。
明確に決まっているわけではありませんが、長期休暇に入る数日前～10日前に挨拶メールを送ると良いでしょう。
長期休暇の挨拶メールを一斉配信する方法
長期休暇の挨拶メールを一斉配信する際に、既存のメーラー（OutlookやGmailなど）にあるBCCを使用して送っている方もいるかもしれません。
操作ミスさえなければトラブルは発生しませんが、万が一ミスがあった場合、他社のメールアドレスすべてが表示され、個人情報漏えいにつながってしまいます。
また、大規模なメール配信を既存のメーラーで行うと、サーバに負担がかかってしまい遅延する恐れがあります。
可能な限り、セキュリティが万全で安定的にたくさんのメールを配信することができる、メール配信システムの利用をおすすめします。
【テンプレート】長期休暇の挨拶文
ここでは、長期休暇の挨拶文の例文を紹介します。
設定としては「年末年始休業のお知らせ」をベースにビジネス版、ECサイト版、実店舗版の3つに分けて紹介しています。
業界別の長期休暇の挨拶文の例文
太文字の部分を、年末年始、ゴールデンウィーク、お盆休みに書き換えると流用が可能です。テンプレートとして保存しておくことをおすすめいたします。
ビジネス版
件名
年末年始休業のお知らせ （社名）
本文
お取引先各位
時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
誠に勝手ながら、当社の年末年始の休業につきまして
ご案内を差し上げたく連絡いたしました。
弊社の休業期間は以下のとおりとなっております。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
・休業期間
〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
なお、業務再開は〇月〇日（〇曜日）午前〇時です。
本年もご愛顧いただき、心よりお礼申し上げます。
来年も引き続きお引き立ていただきますようお願い申し上げます。
署名
（自社名・部署名）
（電話番号）
（メールアドレス）
結びの挨拶については、ゴールデンウィークやお盆休みの場合は「ご迷惑をおかけいたしますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます」に変更してご利用ください。
ECサイト版
件名
年末年始の営業について （店舗名）
本文
お客様各位
いつも当サイトをご利用いただきましてありがとうございます。
当店は誠に勝手ながら年末年始はお休みさせていただきます。
休業期間は以下のとおりとなっております。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
・休業期間
〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
・発送について
〇月〇日（〇曜日）午後〇時までにいただいたご注文分は、午後〇時までに
ご入金が確認できた分のみ当日発送させていただきます。
・休業期間中の注文や問い合わせに関して
休業期間中のご注文やお問い合わせに関しましては、
〇月〇日（〇曜日）以降より、随時対応させていただきます。
署名
（店舗名）
（メールアドレス）
実店舗版
件名
年末年始のお知らせ （店舗名）
本文
お客様各位（お取引先様各位）
いつも当店をご利用いただきましてありがとうございます。
誠に勝手ながら年末年始はお休みさせていただきます。
休業期間は以下のとおりとなっております。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
・休業期間
〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
通常営業は〇月〇日（〇曜日）からとさせていただきます。
署名
（店舗名）
（メールアドレス）
まとめ
本記事はいかがでしたでしょうか？
長期休暇に入る際は、取引先や顧客に対して事前にその旨を伝える必要があります。
伝え忘れてしまうと、取り引きに影響が出たり何日間も返事がないと誤解されて、信用を損なう恐れがあります。
必ず長期休暇に入る数日前には、メール配信で休業期間のお知らせを送り周知しましょう。
以上『長期休暇のお知らせをする挨拶文！メール配信に使える例文つき』でした。